GDPR má v marketingu pověst strašáka. Když ho ale rozeberete na součástky, zjistíte, že po vás chce něco docela rozumného. Vědět, čí údaje máte, proč je máte, na základě čeho a jak dlouho. V této lekci si projdeme pojmy, se kterými budeme pracovat po celý kurz, a ukážeme si, co z nich plyne pro každodenní práci s databází kontaktů.
Osobní údaj a lidé okolo něj
Osobní údaj je jakákoli informace o konkrétním člověku, kterého lze přímo nebo nepřímo identifikovat. Jméno, e-mailová adresa, telefon, ale třeba i IP adresa nebo identifikátor v systému. Člověku, ke kterému se údaje vztahují, se v nařízení říká subjekt údajů. Ve vaší databázi je to prostě váš kontakt.
Zpracování je pak skoro cokoli, co s údaji děláte. Shromáždění, uložení, vyhledání, použití v kampani, zpřístupnění dalšímu nástroji, oprava i výmaz. I obyčejné odeslání newsletteru je zpracování osobních údajů.
Důležité jsou dvě role. Správce určuje, proč a jak se údaje zpracovávají. Vůči svým kontaktům jste správcem vy. Zpracovatel zpracovává údaje podle pokynů správce a to je role Quandy, která pro vás data ukládá a rozesílá e-maily. Vztah mezi vámi a námi upravuje smlouva o zpracování, kterou uzavíráte spolu se smluvními podmínkami.
Právní titul, účel a doba platnosti
Zpracování je zákonné jen tehdy, když pro něj máte alespoň jeden ze šesti právních titulů, které nařízení vyjmenovává. V Quandě je najdete v této podobě: oprávněný zájem správce, plnění právní povinnosti, plnění smlouvy nebo jednání o jejím uzavření, souhlas se zpracováním osobních údajů, veřejný zájem a životně důležitý zájem. V e-mail marketingu se prakticky potkáte se dvěma z nich, souhlasem a oprávněným zájmem.
K právnímu titulu patří účel, tedy důvod, proč údaje zpracováváte. Quanda nabízí připravený seznam účelů, například zasílání obchodních a reklamních sdělení, zasílání informací o novinkách, poskytnutí odborného obsahu nebo realizace vzdělávacích akcí. A do třetice patří doba platnosti, tedy datum, do kdy údaje pro daný účel zpracováváte.
Tahle trojice je jádro celé evidence. Jeden kontakt jich může mít i několik najednou. Někdo vám dal souhlas se zasíláním novinek do konce příštího roku a zároveň je vaším zákazníkem, kterému na základě oprávněného zájmu posíláte nabídky podobného zboží.
Proč to Quanda hlídá u každé kampaně
Protože každý účel může mít jinou platnost i jiný stav přihlášení, může být jeden kontakt současně přihlášený k jedné komunikaci a odhlášený z druhé. Proto v nastavení každé kampaně vybíráte účel zpracování, kterého se kampaň týká. Na stránce Příjemci se pak nabídnou pouze kontakty, které mají tento účel u sebe nastavený, schválený a stále platný. Teprve nad nimi filtrujete štítky tak, jak jste zvyklí.
Praktický důsledek: dokud u kontaktů žádné účely nenastavíte, mají všechny výchozí účel „Nenastaven" bez právního titulu i bez platnosti. Než začnete posílat, stojí za to si evidenci srovnat. Jak na to hromadně, ukážeme ve čtvrté lekci.
Kde tento kurz končí
Tento kurz je praktický průvodce, ne právní poradenství. Ukážeme vám, co má Quanda k dispozici a jak to používají firmy, které v ní posílají. Konkrétní nastavení pro vaši firmu ale závisí na tom, co prodáváte, jak kontakty získáváte a jaké údaje o nich vedete.
U znění souhlasů, dob platnosti a citlivějších situací se vyplatí nechat si texty zkontrolovat právníkem. Dozorovým úřadem je v Česku Úřad pro ochranu osobních údajů, na jehož webu najdete aktuální stanoviska a metodiky.
